.png)
המסמך בעל האופי המשפטי הנפוץ ביותר שאין בעולם אף עסק שלא נזקק לו הינו הזמנה או הסכם ההתקשרות עם הלקוחות.
בפני בעלי עסקים עומדים אתגרים רבים ובין השאר הגעה אל לקוחות פוטנציאלים והתקשרות עימם. ההסכם או מסמך ההזמנה מסמל למעשה את השלב שבו עובר הלקוח ממעמד של לקוח בכוח למעמד של לקוח בפועל. זהו שלב המשא ומתן והוא רגיש מאוד מטבע הדברים. מאידך, ישנה חשיבות רבה להסדרת החובות והזכויות של בעל העסק במסגרת השירות או המוצר הנמכר.
כמעט בכל יום נתקל המשרד בבעלי עסקים שנמנעו מלהסדיר בכתב את פרטי העסקה או שעשו זאת בצורה שמשאירה לצדדים הרבה מקום לפרשנות ומקשה על טיפול בלקוח ובכלל זה ביטול עסקאות, וגביית חובות. בשל השלב הרגיש שבו "נשלף" הסכם ההתקשרות, בעלי עסקים פוחדים לא אחת "להפחיד" את הלקוחות עם הסכם "שיבריח" את הלקוחות. לכן לא אחת בעלי עסקים מעדיפים שלא לחתום על הסכם עם לקוחות מתוך תקווה שיהיה בסדר, או מסתפקים בהתרשמותם מהלקוח או בחלופת SMS עם הלקוח.
ניסוח הצעת מחיר או הסכם התקשרות עם לקוחות שיהיו מוסכמים ומקובלים על שני הצדדים, ושיסדירו את החובות והזכויות של כל צד, הוא בעל חשיבות קריטית. לאופן ההתנהלות העתידית בין הצדדים.
מדוע כדאי שיהיה הסכם בכתב?
יש כמובן את המובן מאליו: זיכרון האדם הינו סלקטיבי ולעיתים קרובות שני אנשים זוכרים דברים שונים משיחה אחת, או העובדה כי לעצם קיומו של מסמך חתום יש לעיתים אפקט מרתיע ולא ניתן להתנער מתוכנו. ישנם גם יתרונות בולטים בתחום הגביה, ביטול העסקה, ותיאום הציפיות.
מה כדאי שיהיה בהסכם?
ראשית, חשוב שהשירות או המוצר יוגדרו בצורה ברורה. לא יותר ממה שהלקוח אמור לקבל ולא פחות.
חשוב להגדיר את החובות של הלקוח. חשוב להגדיר את לוחות הזמנים. וחשוב להגדיר את היקף האחריות. נושא שעליו יש לעיתים קרובות ויכוחים הוא נושא ביטול העסקאות. וכמובן חשוב להגדיר את המחיר, תנאי התשלום ואמצעי התשלום.
מדוע חשוב להגדיר את חובות הלקוח?
לעיתים רבות, בעיקר בתחום השירותים, היכולת של בעל העסק לתת ללקוחות שירות טוב תלויה במידה רבה במידת שיתוף הפעולה של הלקוח או במידת הזריזות בהעברת מידע ובבדיקת מידע. למשל בעל או בעלת עסק שהתחייבו לספק שירות אשר תלוי במידה רבה במידע שיועבר מהלקוח רואים לעיתים קרובות איך פרויקטים נגררים משום שהלקוח אינו מעביר מידע חיוני אשר אינו מאפשר את השלמת השירות. הדבר חמור עוד יותר כשמירב התשלום ניתן בסיום ההתקשרות.
מדוע יש לפרט בנושא המחיר, ותנאי התשלום?
לכאורה מספיק להחליט על המחיר אולם לעיתים קרובות מוצאים עצמם בעלי עסקים נאלצים להתווכח עם הלקוחות על גובה התשלום שוב לאחר שהעסקה כבר התבצעה, וכמובן לא אחת מתעוררות בעיות סביב מועד התשלום ואופן הביצוע של התשלום.
לכן חשוב מאוד לקבוע בהסכם עם הלקוח כמה שווה השירות או המוצר, מתי יתבצע התשלום, ומהם תנאי התשלום.
במידה ויש כוונה לקבל דמי קדימה או תשלום על חשבון עד לקבלת המוצר או השירות, כדאי לציין זאת במפורש בהסכם.
ישנה חשיבות רבה לקביעת נושא המחיר התשלום ותנאי התשלום גם לעניין גביית חובות.
בהליכי גביה עומדים לבעל העסק שחייבים לו כסף מספר הליכים במסגרת בתי המשפט וההוצאה לפועל. במרוצת השנים פותחו במערכת המשפט מנגנונים שונים שמטרתם לזרז את הליכי הגביה ולעשות אותם יעילים יותר וכן להפחית מהוצאות המשפט של הצדדים להליך המשפטי. הליכים אלו (דוגמת סדר דין מקוצר ותובענה בהוצאה לפועל) נסמכים במידה רבה על כך שבין הצדדים יש הסכם ועל כך שנושא התשלום הוסדר בהסכם באופן שניתן לקצוב את החוב – או לאפיין את החוב כחוב קצוב.
מהו חוב קצוב?
על פי פסיקת בתי המשפט, מסביר עו"ד אייל קימל, חיוב יחשב "קצוב" "אם הוא נקוב בסכום של כסף או, אם ניתן לקצוב אותו בפעולה חשבונית פשוטה, בהבדל מפעולה המחייבת הערכה או שמאות. לדוגמה: אם בהסכם נקבעו פיצויים מוסכמים על איחור בתשלום (למשל סכום כסף קבוע לכל יום איחור) אז ניתן בקלות לחשב (לקצוב) את החוב. מצד שני, אם הצדדים לא עשו זאת, אז לרוב יזדקק בעל העסק שמעוניין לגבות את החוב, לפנות לבית המשפט ולבקש מבית המשפט שיעריך איזה נזק נגרם לו בגין האיחור, ומכיוון שמדובר בהליך ארוך וסבוך, לא ניתן לבצע אותו במסגרת ההליכים המקוצרים. הערכת הנזק, בנוסף להיותה מסובכת, היא גם יקרה לרוב.
הרי חוק הגנת הצרכן מאוד ברור לגבי ביטול עסקאות, אז מדוע יש צורך לציין זאת בהסכם?
ראשית, אומר עו"ד אייל קימל, החוק, או יותר נכון התקנות, אינם כתובים בשפה ברורה ונגישה, ויש סוגים שונים של שירותים ומוצרים אשר לגבי כל אחד מהם יש תנאי ביטול אחרים. לכן חשוב לברר ולהבהיר ללקוח מהם תנאי הביטול של העסקה.
ישנה גם חשיבות רבה לקבוע תנאי ביטול באותם מוצרים או שירותים אשר חוק הגנת הצרכן והתקנות אינם חלים בעניינם. במקרים כאלה הימצאותה של הסכמה בכתב באשר לתנאי הביטול תפשט מאוד את התקשורת עם הלקוח במקרה של רצון הלקוח לבטל עסקה.
האמור במאמר אינו יעוץ משפטי ואינו תחליף לייעוץ משפטי והשימוש במידע על אחריותכם – כל הזכויות שמורות – עו"ד אייל קימל ©